Een basis methode voor het stellen van prioriteiten van projecten is:
1) Hoe belangrijk is het? van 1-10
2) Hoeveel vertrouwen hebben we dat we het kunnen? van 1-10
3) Hoe belangrijk is het om nu te doen? van 1-10
De score van de som van de drie vragen geeft de mate van prioriteit aan het project.
Formule
In het NRC las ik een formule van motivatie: Motivatie = (Waarde x verwachting) / (Impulsiviteit x uitstel)
De uitleg is:
“Hoe hoger de motivatie, des te lager het uitstelgedrag, en omgekeerd. Met andere woorden: hoe lager de termen ‘waarde’ en ‘verwachting’ scoren, en hoe hoger ‘impulsiviteit’ en ‘uitstel’, des te groter het uitstelgedrag. Maar wat betekenen die termen?
Waarde is de toewijding die je aan een bepaalde taak voelt. Hoe belangrijker je iets vindt, des te sneller ben je geneigd om er tijd en energie aan te spenderen. Toch betekent dat niet automatisch dat je de dingen die je voor je uit schuift níét belangrijk vindt. Ook zelfvertrouwen speelt een rol, of in de woorden van Steel: verwachting. Schat je de slagingskans laag in, dan kan dat remmend werken.
Maar in de praktijk ligt het ingewikkelder. Want soms vindt iemand een taak wél leuk, en is er aan zelfvertrouwen geen gebrek. Alleen ligt de taak zó ver in de toekomst dat de urgentie niet voelbaar is: het element ‘uitstel’. Dat hoeft niet zo’n probleem te zijn als er genoeg tijd is, maar het kan ook zijn dat we de hoeveelheid tijd te ruim inschatten. We houden geen rekening met onvoorziene zaken, of schatten ons eigen arbeidsethos te hoog in. In zulke gevallen is er sprake van ‘optimistische procrastinatie’.
En dan is er nog de factor impulsiviteit. Hoe vatbaarder we zijn voor afleiding door omgevingsprikkels, voor korte termijn plezier, des te verleidelijk wordt het om andere taken voor ons uit te schuiven.”
Motivatie naar project
Er zijn drie vragen voor het beoordelen of en wanneer een project moest worden uitgevoerd. Dit heb ik gecombineerd zodat je een formule krijgt om het belang van een project te bereken. Die vragen zijn:
- Hoe belangrijk is het? – Waarde; welke waarde kennen we aan het project toe?
- heel belangrijk: 5 – niet belangrijk: 1
- Hoeveel vertrouwen hebben we dat we het kunnen? – Verwachting; wat is onze verwachten dat we het kunnen realiseren in capaciteit aan kundige mensen
- voldoende kundige mensen: 5 – Geen kundige mensen: 1
- Hoe belangrijk is het om nu te doen? – Uitstel; vertaald is tijdsbestek, wanneer moet het af zijn?
- Is er veel tijd: 5 – is er weinig tijd: 1
- Voor de vertaling van de formule is er nog een vierde factor; impulsiviteit, vatbaar voor afleiding van omgevingsprikkels vertaald in Werkdruk. Hoeveel wordt je afgeleid van het project door werkzaamheden van andere projecten of taken?
- Is er veel werkdruk: 5 – is er geen wegdruk: 1
De formule wordt dan:
Prio project: (Waarde x Verwachting) / (Werkdruk x Tijdsbestek)
Kan deze formule werken?
Welke waarde moet je aan de uitkomst geven; wanneer moet je het uitvoeren?
De uitkomst moet in ieder geval > 1 want bij < 1 is de combinatie werkdruk/tijdsbestek groter dan de waarde/verwachting. Dat is geen goed uitgangspunt.
Als we werken met een gradatie van 1 tot 5 om het makkelijk te houden dan is de is de maximale score 25: De waarde en de verwachting is maximaal: 5. De werkdruk en tijdsbestek is minimaal: 1. Dan wordt de berekening:
Prio project = (5 x 5)/(1 x 1) = 25
Dit betekend dat bij de berekening van de prioriteiten van projecten alle < 1 afvalt of anders gedefinieerd moet worden en alle projecten > 1 van hoog naar laag gerangschikt worden.